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          最有效的時間管理方法介紹

          小編:啊南 1370閱讀 2021.04.01

          在尋找時間管理的方法過程中,深深體會到擁有一套有效的時間管理方法是何等的重要。一套好的時間管理方法有以下顯而易見的作用:

          1.合理規劃任務,優先等級分配
          2.降低時間成本,實現效益最大
          3.提高任務效率,提升生活質量

          既然談到時間管理方法,那么什么樣的方法才稱得上是有效的時間管理方法呢?我覺得有效的時間管理方法有三個特征:

          1.用起來舒服,沒有違和感,像朋友一樣
          2.能有效規劃好任務,提高任務完成效率
          3.具有易接受性,可持久性,可傳播性

          這三個特征表明一套時間管理方法從被使用者運用到使用者受益再到被使用者傳播給其他人的整個過程是可行的,這樣的時間管理方法才稱得上有效。

          時間管理往往和拖延癥聯系在一起,拖延癥被看作實現有效時間管理的攔路虎。如果沒有客服拖延癥,想實現有效時間管理是有一定的困難的。

          我將從三個方面去介紹時間管理方法,分別是思維,實踐,專注。

          思維

          時間管理更多的是在于心理管理,心理管理是核心,外加情緒平衡法。這是一個長期「思維+實踐」結合的過程,前期是技法的學習與積累,后期是體系的搭建與運用。

          時間管理的目的不是今天把任務分配的多么周到,也順利去完成了,而是在這個過程中逐漸形成一套有自身特性的時間管理體系。因此,如果想要更好的進行時間管理,讓生活和工作更有效率,那么有必要去形成一套適合自己的時間管理的思維模式。

          那么,什么才是時間管理的思維呢?該如何去培養這種思維呢?

          舉個簡單例子,當你準備去學習時間管理時,在這之前有沒有想清楚為什么去學習時間管理呢,是為了提升效率還是為了讓生活更加具有規劃性呢?所以,把學習的目的在腦海中再想一遍,這樣有助于形成時間管理思維。時間管理思維是時間管理的前提,是執行時間管理方法的指導思想。一套好的時間管理方法需要一種合理的時間管理思維,這樣才能將時間管理的方法發揮到最大效益。

          培養時間管理思維就像禪道似的,需要日積月累的”修行“。我的做法是學習時間管理大牛的管理方法,然后分析這些管理方法之間的邏輯,并進行總結。久而久之,就會悟出一定的門道來。最后,結合自身情況,列出適合自己的思維方式,并搭配時間管理方法或工具,一步步去實踐。過了一段時間,就會適應這種時間管理的方式,讓自己在時間管理的道路上走得更快,走得更遠。

          實踐

          關于時間管理時間具體的方法和工具有很多,具體效果也因為每個人的執行力不同而有很大的差異。時間管理終究是一套理論,一些方法,本身不會去督促你做什么,也不會主動幫助你提升工作效率。其核心在于如何做,而不是如何想。

          這里將會介紹GTD時間管理法。GTD是Getting Things Done的縮寫,意思是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是記錄下來要做的事,然后整理安排并使自己一一去執行。

          GTD的五個核心原則是:收集、整理、組織、回顧、執行。具體如何操作和其背后的理論還是推薦大家讀一讀David Allen的這本經典的《Getting Things Done》「中文譯本為《搞定1》」。這里主要說一下GTD的三個核心:

          • 拆分
          • 定時
          • 倒算

          第一步任何事情都是可以拆分的,把需要做的事情拆分開,拆成短時間內能達到的事情。第二步把這些拆分過的事情定好時間,每一項都安排好需要完成的時間。第三步倒算時間是把每一項安排的Deadline確定下來,在此之前無論如何也要去完成該項任務,把時間表切出來。

          GTD時間管理法,更多的是在于這個方法如何使用的,每個步驟之間存在什么邏輯和關系,該以什么樣的姿勢去思考這些邏輯。當你把這個思考的差不多了,接下來去進行具體的時間管理可能效果會更加理想。

          專注

          時間管理幫助你規劃任務,提升效率,這是我們希望看到的效果。進一步地說,當我們在學習,工作時,想要獲得更高的效率,不得不說「專注」這個詞了。如何做到專注呢?這里介紹一種方法:「番茄工作法」,可能很多人已經了解或接觸過這種方法。

          番茄工作法由意大利人Francesco Cirillo于上世紀80年代末發明,是他本人在大學時期為了克服自己的拖延癥研究出來的一種時間管理方法。之所以叫做番茄工作法是因為發明者在一開始使用了一款番茄形狀的廚房定時鬧鐘來進行計時,在意大利語中Pomodoro就是番茄的意思。

          番茄工作法的核心思想在我看來就是”大事化小,小事化了,集中精力,逐一擊破“,它主張將工作與生活中的各種任務記錄下來,每天早上將需要做事情的按照優先級進行排序,先做要緊的,后做次要的,之后把工作時間以”25分鐘”為單位進行分割,上好鬧鐘(番茄鐘),集中精力工作25分鐘,休息五分鐘后,再接著進行下一個番茄鐘,每完成四個番茄鐘后可以有一次長時間(半小時)的休息, 從而產生一種高效的工作節奏。

          相比GTD,番茄工作法來得更為簡單一些,它更強調的是一種工作時候的集中狀態和工作/休息之間的節奏感。很多人可能都有這樣的體驗,忙忙碌碌一整天,最后一件事兒都沒完成,在做事情的時候總是有各種外部和內部的干擾因素從中打斷你,讓你無法集中精力從頭到尾干完一件事。而番茄工作法就是治愈這種窘境的一劑良藥。

          從思維到實踐再到專注,涉及了GTD時間管理法,番茄工作法,這是一個循序漸進的過程。方法是固定的,如何去安排,如何去執行才是最重要的。除了這兩種方法,另外也可以去搭配四象限時間管理法去使用,具體根據個人情況去調整。

          通過這些時間管理方法我們能收獲什么樣的效果或提升?這是比較受人關注的問題,當然這個問題的前提是你做時間管理的目的或者愿望是什么?比如,我想通過時間管理去讓我的工作更有效率,不想每天去熬夜做報表了。那么,我通過時間管理的實踐就可能會解決這個問題,同時也能帶來其他方面的提升,不僅僅這一點。

          以下幾點是可以通過這些時間管理方法帶來的提升:

          一、規劃任務更加有效率

          試想一下,如果掌握了時間管理的方法,規劃任務是不是比之前更加有節奏了呢?答案是肯定的。有效的時間管理方法能讓你分清主次,把任務按照一定的邏輯和優先級分類,依次去完成,不拖沓,不遺漏,有節奏地進行。這樣帶來的提升是顯而易見的,至少不會因為任務太混亂讓你崩潰了。

          二、完成任務更加有效果

          無論是學習還是工作,亦或是生活中的其他事項,通過有效的時間管理方法都能讓完成任務或事項的效果有很大的提升。因為當你把任務或事項規劃的很有條理性,你做起來也會很是順手的。這個過程中你不會因為心太亂影響情緒,做起事會更加效果。

          三、簡單生活更加有質量

          以前聽過一句話,大概意思是房間整潔的人幸福感會比房間凌亂的人普遍要高很多。這句話應用到時間管理方面也是適用的。當你掌握了有效的時間管理方法,規劃任務,完成任務都有很大的提升,自然會讓你的生活更加具有節奏,會讓你的情緒更加平穩。以前可能是為了做不完的任務懊惱不已,現在可能是每天輕松度過,享受生活吧。

          時間管理的五個方法介紹

          1. 收集 —— 收集記錄人的大腦能儲存很多東西,但有限,不要相信某事情發生后過了一段時間你還能記得,釋放大腦的儲存負載,讓大腦著重于去思考,平時有什么信息、任務和靈感要在忘記之前用工具記錄下來,使用的工具要盡可能的方便,易用,便捷。

          2. 處理 —— 處理分類只有及時處理信息,對信息及時做出決定和歸納成類,你才能避免信息的堆積和碎片化,處理信息時采用兩分鐘法則和四象限法則。兩分鐘方法就是如果一件事情兩分鐘內能解決的事情,無論是何種事情,馬上著手解決掉,如果不能再進行分類。四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度劃分成四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

          3. 計劃 —— 計劃安排除了既有的日程安排外,可以設定每日,每周,每月,每年你需要完成的重大事件,把他們排進日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理論,前天晚上睡覺前設定第二天最重要的三件事,起床后就可以開始著手這三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。每周要做的事采用習慣21天效應,一件事只要堅持21天就能習慣成自然,成為一種習慣。每月要做的事采用日歷行程表的方法,將每月要做的事排進日程表。每年要做的事采用愿望清單法,讓自己每年都有收獲和進步。

          4. 執行 —— 堅決執行執行是Getting Things Done最關鍵的一步,也是成功與否的關鍵,要言行一致,制定了計劃就一定得做到,這能很好地提升你的自我認同感。執行時你應當在不分心的情境下,一次只執行一件事,既不要多線工作,也不要讓你的工作突然中斷。采用番茄工作法,將番茄時間設為25分鐘,專注工作,中途不做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然后短暫休息5分鐘繼續番茄時鐘,每4個番茄時段可多休息一會兒。番茄工作法極大地提高了工作的效率,還會有意想不到的成就感。

          5. 回顧 —— 回顧檢查目前我采用的是一周回顧一次,采用PDCA循環法對長期目標、中期目標和短期目標進行回顧,對工作和其它事情進行回顧,看看哪里做的不好,需要改進,重新做出調整計劃。這樣能使得計劃更有效地進行,更加合乎工作程序的邏輯。

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